Om Valghalla

Brugen af Valhalla kan groft opdeles i tre faser.

1. Opsætning af Valhalla
2. Check status og tilføj tilforordnede
3. Placering af de tilforordnede og borgerens bekræftelse

Funktionaliteten i systemet understøtter alle tre processer. Du kan læse mere i vejledningerne.

Gå til vejledningerne

Bemærk, at fase 3 ikke sættes i gang før et valg er udskrevet. Der udsendes altså først besked til de potentielle valgtilforordnede, når valget er udskrevet. Du kan derfor udføre fase 1 og 2 i god tid inden valget. Opgaven op til valget bliver derfor at hjælpe kommunen med at indhente bekræftelser.

Valhalla fungerer også på flere typer smartphones som eksempelvis iPhones, da hele løsningen er browserbaseret.
 

1. Opsætning af Valhalla

I forberedelsen af et valg opsættes hele systemet centralt i Valgsekretariatet med følgende oplysninger:

• Valgdato
• Valgkredse (om nødvendigt)
• Valgsteder samt deres adresse mv.
• Partier og disses pladser til tilforordnede pr. valgsted
• Partiforeningernes brugere (Partisekretærer)

Denne opsætning kan ligge til grund for et nyt valg, så det bliver hurtigere og nemmere at gennemføre efterfølgende valg. Alle data i systemet kan gemmes fra valg til valg. Genbrug af data en af nøglerne til at hente besparelser med Valhalla.

Herudover styres valgets igangsætning og den hertil knyttede automatiske kommunikation til de tilforordnede, der ligger i systemet. Valgsekretæren kan redigere den invitations-e-mail og den eventuelle påmindelses-e-mail systemet sender ud (se punkt 3).
 

2. Check Status og tilføj tilforordnede

Både valgsekretæren og partisekretæren kan skabe sig et overblik over de forskellige valgsteder, samt hvordan det til enhver tid går med tilbagemeldingerne på hvert sted. Desuden kan valgsekretæren overtage en partisekretærs rolle og udføre alle de handlinger, partisekretæren kan. Disse funktioner er bl.a.

• Check status - det store overblik
• Adgangen for en partisekretær kan begrænses, så denne kun ser de valgsteder, vedkommende administrerer
• Tilføje nye tilforordnede til partiets liste over potentielle valgtilforordnede

3. Placering af de tilforordnede og borgernes bekræftelse

I forlængelse af at partierne har lagt deres potentielle valgtilforordnede ind i Valhalla, skal disse personer placeres på hver deres post på hvert valgsted. Dette gøres ved at placere de potentielle tilforordnede på hver plads. Partisekretæren ser naturligvis kun de pladser pr. valgsted, vedkommende skal bemande.

Systemet håndterer derefter automatisk al kommunikation med borgerne (først når valget er udskrevet og valget er igangsat). Der sendes ikke noget til borgerne førend valget ”aktiveres” af valgsekretæren. Således kan valget forberedes i god tid inden de tilforordnede modtager besked.

De følgende funktioner er til rådighed i systemet

• Nem placering af tilforordnede
• Systemet henter automatisk tilbagemelding fra de tilforordnede over e-mail
• Valgsekretæren kan trække en række færdige lister ud af systemet til slut (diætliste, deltagerliste etc.)

Vedhæftet her er de oprindelige vejledninger fra Aarhus Kommune.