Skabeloner

Skabeloner til kommunikation indstilles for hvert valg. Så for at tilgå opsætningen for hvilke skabeloner systemet skal bruge skal du starte på Valgoversigten.

Menu: Administration -> Valgoversigt

 

Emails

Der er to typer emails i Valghalla. Der er automatiske og manuelle. 

De automatiske sendes ud af systemet ved forskellige hændelser, som f.eks. at valget sættes igang i Valghalla, eller en deltager modtager bekræftelse for ændret status.

De manuelle er emails der sendes ud af systemet af en Valgadministrator, der f.eks. vil orientere alle Valgstyrerformænd om et eller andet mene op til valget.

Mailskabeloner

Der er nogle der oplever fejl i links - der kan med fordel vælges "Full HTML" i alle brevskabeloner.

En mailskabelon bruges til udsendelse af mails fra Valghalla.

Det er ikke muligt at sende mails uden også at vælge en skabelon.

Under fanen "Mails" indstilles hvilken mailskabelon der bruges generelt for alle roller. Dvs. den mest generelle mailskabelon.

Det er muligt at vælge en skabelon til en handling for en specifik rolle, dette redigeres på rollen der ønskes en afvigelse for. Dette er ikke nødvendigt hvis der kan bruges en generel mailskabelon.


Eksempel på brug af mailskabelon er "RSVP ja". RSPV betyder også "Svarstatus", og det er muligt at lave en unik bekræftelsesemail til f.eks. deltagerne med VAF rollen.

Den gennerelle kunne lyde: "Tak, vi har modtaget din tilmelding som !role_description til valget. Læs mere om valget i vores generellse vejledning på vores hjemmeside under valg."

Den rollespecifikke for VAF kunne lyde: "Tak, vi har modtaget din tilkendegivelse som Valgstyrerformand til valget på !polling_station. Læs mere om dine pligter i den vedhæftede vejledning."

Flettefelter

Følgende flettefelter er tilgængelige i emne og tekstfeltet:

  • !name bliver erstattet af deltagerens navn.
  • !email bliver erstattet af deltagerens e-mail.
  • !phone bliver erstattet af deltagerens telefonnummer.
  • !date bliver erstattet af afsendelsestidspunkt for afsendelsen af denne e-mail.
  • !date_now vil blive erstattet af tidspunktet for mailens udsendelse
  • !days vil blive erstattet af antallet af dage der er til valget (f.eks. 3)
  • !link bliver erstattet af deltagerens unikke link til besvarelse.
  • !polling_station bliver erstattet af valgstedets navn.
  • !polling_station_address bliver erstattet af valgstedets adresse
  • !responsible bliver erstattet af valgstedets kontakt.
  • !election vil blive erstattet af valgets titel
  • !election_date vil blive erstattet af datoen for valget
  • !position vil blive erstattet af deltagerens rolle, og viser rollens interne navn/kode (f.eks VA)
  • !position_description vil blive erstattet af deltagerens rolle, og viser rollens beskrivelse (f.eks. Valgstyrer)
  • !time vil blive erstattet af deltagerens mødetidpunkt (hentes fra rollen)

Eksempel på brug:

Kære !name

Det meddeles herved, at du er udpeget til at deltage ved !elelction d. !date i Vores Kommune på følgende afstemningssted:

!polling_station
!polling_station_address

Du er tilmeldt som !position_description.


For at sikre os, at du kan komme, bedes du gå ind på følgende link og svare på denne invitation.

!link

Her kan du også se de opgaver du har som tilforordnet i forbindelse med valget.
www.voreskommune.dk/sideomvalg

Du bedes møde på afstemningsstedet på valgdagen kl. !time for at bistå med afstemningen indtil kl. 20.00. Herefter optælles de afgivne stemmer, og dette arbejde skal du også hjælpe til med.

Der ydes forplejning i løbet af dagen samt en diæt. Diæten på 810 kr udbetales efter gældende lovgivning via Nemkonto som B-indkomst.

Hvis du skal stemme et andet sted end der, hvor du skal hjælpe til, er det vigtigt, at du inden valgdagen brevstemmer. Det kan du gøre her:
BorgerServiceCenter, Sidevej 1, 0000 Vores By C.

Du kan se åbningstiderne på

www.voreskommune.dk/sideomvalg

Med venlig hilsen

Din Kommune

Opret mailskabelon

 

Under fanen "Mails" kan du oprette og indstille hvilken mailskabelon du vil bruge som grundlæggende skabelon.

Desuden kan du vælge at udsende forskellige invitationer ud, alt efter hvilken rolle modtageren har ved at redigere direkte i deres specifikke skabelon.
Dette er unødvendigt hvis du har valgt at bruge en grundlæggende skabelon da denne vil blive brugt istedet.

Manuelle emails

Det er muligt at sende emails her og nu til en række deltagere.

Det kan være alle med en specifik rolle, f.eks. alle Valgstyreformænd.

Gå til Administration - > Send mails til deltagere

Brug en af de allerede oprettede emailskabeloner, eller opret en ny med det samme. Du vælger en eksisterende i drop down i toppen, alternativt skrives et navn på en ny skabelon.

I Body feltet har du en række flettefelter du kan bruge, disse flettefelter vil kunne bruges til at hente forskellige data til brug i mailen.
Det kunne f.eks være det aktive valg, brugerens navn osv.

Til sidst kan der indtastes et emne til den nye email, et emne som er det deltageren der i sit mailprogram inden emailen åbnes.

Digital Post

SMS

Eksempler på skabeloner

Invitation:

Kære !name

Du er blevet udpeget som !position_description til !election den !election_date på følgende valgsted:

!polling_station

!polling_station_address

 

Du har fået en plads som tilforordnet en halv dag i tidsrummet kl. 15.00-optællingen er afsluttet.

På valgdagen bedes du møde op kl. !time. Bemærk, at det kan blive sent, inden optællingen er færdig.

Der vil i løbet af dagen være eftermiddagskaffe, aftensmad og aftenskaffe. Har du brug for, at der tages særlige hensyn vedrørende forplejningen, bedes du kontakte Mig, Byrådssekretariatet på mail: mig@minkommune.dk

Du kan læse mere om de opgaver, du skal løse i løbet af dagen i vejledningen på følgende link:

www.minkommune.dk/folketingsvalg2019

Du bedes læse vejledningen inden valgdagen.

Hvervet som !position_description er borgerligt ombud og aflønnes med en diæt på 850 kr. for en halv dag, som er skattepligtig. Beløbet vil blive indsat på din nemkonto inden for 14 dag efter valgdagen.

For at sikre os, at du kan komme, bedes du gå ind på følgende link og svare på denne invitation:

!link

Vi vil meget gerne have dit svar hurtigt, så vi kan reservere din plads eller tilbyde den til en anden.

Min Kommune skal gøre opmærksom på, at der i forbindelse med din registrering til valget sker en behandling af dine personoplysninger. Der henvises til vedhæftede skirvelse vedr. kommunens oplysningspligt.

 

Venlig hilsen

 

Mig

Byrådssekretariatet, Min Kommune

Andet eksempel:

Kære !name

Det meddeles herved, at du er udpeget til at deltage ved !elelction d. !date i Vores Kommune på følgende afstemningssted:

!polling_station
!polling_station_address

Du er tilmeldt som !position_description.


For at sikre os, at du kan komme, bedes du gå ind på følgende link og svare på denne invitation.

!link

Her kan du også se de opgaver du har som tilforordnet i forbindelse med valget.
www.voreskommune.dk/sideomvalg

Du bedes møde på afstemningsstedet på valgdagen kl. !time for at bistå med afstemningen indtil kl. 20.00. Herefter optælles de afgivne stemmer, og dette arbejde skal du også hjælpe til med.

Der ydes forplejning i løbet af dagen samt en diæt. Diæten på 810 kr udbetales efter gældende lovgivning via Nemkonto som B-indkomst.

Hvis du skal stemme et andet sted end der, hvor du skal hjælpe til, er det vigtigt, at du inden valgdagen brevstemmer. Det kan du gøre her:
BorgerServiceCenter, Sidevej 1, 0000 Vores By C.

Du kan se åbningstiderne på

www.voreskommune.dk/sideomvalg

Med venlig hilsen

Din Kommune