For at oprette en nyt valg, skal du gå til Administration i administrationsmenuen og vælge Valgoversigt i listen.

Tryk på Tilføj valg, og giv valget et navn. Vælg datoen for valget og sæt typen af valget. Er den rigtige type ikke i listen, så vælg det der kommer tættest på.

Du skal ikke markere "Emails sendt" og "Sat igang" - dette er systemfelter der håndteres andre steder fra.
- De er med i formularen, da det nogle gange kan give mening at ændre dette manuelt.

Vælg hvilke valgsteder der er skal bruges under valget

Sæt diæten for de roller der skal have udbetalt diæter.

Angiv valideringerne for dette valg. (Læs mere om validering HER)

Ønskes der at indsamle mobilnumre og emailadresser på dem der benytter ekstern tilmelding, så kan dette defineres under Ekstern tilmelding. Det er også her samtykkeerklæringen kan slåes helt fra. (Læs mere om Samtykkeerklæringen HER)

Gem valget

For at slette et valg, skal du gå til Administration i administrationsmenuen og vælge Valgoversigt i listen.

Ud for det ønskede valg, trykkes på 'Rediger'. Herefter kan man vælge enten at slette et valg helt fra systemet, eller nøjes med at deaktivere det.

Arkivering:

Ud for det ønskede valg, trykkes på 'Rediger'. I bunden af skærmbilledet trykkes på fanen 'Udgivelse'. Her fjernes fluebenet for 'Udgivet' og derefter trykkes Gem. Herefter figurerer valget under sektionen Arkiverede Valg på Valgoversigten.

Sletning af valg:

Ud for det ønskede valg, trykkes på 'Rediger'. I bunden af skærmbilledet trykkes på knappen Slet. Herefter skal man bekræfte, om man virkelig ønsker at slette valget. Denne handling kan ikke fortrydes.

For at sætte Valghalla igang med at udsende inkaldelser, skal Valghalla startes.

Sådan gør du:

1. Gå til Valghalla status-siden, det gør du ved at skrive følgende efter ".dk" i adressefeltet /admin/valhalla
2. Check alle indkaldelserne og alle bekræftelsesmails (hændelsesmails) inden du år videre.
   1. For at gøre det kan du følge vejledningen for rollespecifikke emails
3. Klik på "Aktiver" ud for det valg du ønsker at sætte igang.
   
4. På det næste skærmbillede skal du bekræfte at du ønsker at starte valget.
   
5. Nu er valget igang, og du kan nu udsende invitationer til de personer der allerede er sat på en plads.
   1. Bemærk, de personer der tilknyttes til et valgsted efter valget er sat igang i Valghalla, vil modtage en indkaldelse via email efter dette, også selvom du ikke går videre til næste punkt.
6. Har du husket at chekke alle hændelsesmails? (se punkt 2 i denne vejledning)
7. Klik på "Send invitationer"
   1. Nu udsendes emails til alle de deltagere der har en plads på et valgsted.
8. Nu er Valghalla sat igang, og alle personer der bliver tilknyttet et valgsted, vil modtage en email, der er flettet med i forhold til de mailskabeloner der er valgt som standard og for rollerne.

Der er ikke en egentlig arkivfunktion i Valghalla, men det er muligt at tilgå deltagerlisterne for tidligere valg.

Da deltagerne er unikke i Valghalla, så vil deltagere der slettes fra systemet også fjernes i disse lister.

Lister -> Deltagerlister

Valget du ønsker at se data for, vælges som sædvanligt oppe i vælgeren oppe i højre hjørne.

Selvom deltagerfordelingen ændres på valgstederne vil disse data stadig være rigtige.

Når et valg er oprettet og datoen for valget ikke er overskredet, så kan det sættes igang.

Listen over valg findes under "Administration" og "Valg oversigt".

Ud for de respektive valg er der til højre nogle links der igangsætter forskellige handlinger.

• Rediger - Ændre indstillinger og f.eks. navn for det pågældende valg
• Aktiver / Deaktiver - starter eller stopper Valghalla i forhold til udsendelser af automatiske emails.
• Send invitationer - sender invitationer ud til de personer der allerede er blevet tildelt en plads på et valgsted.
  • Hvis denne ikke klikkes på, vil systemet ikke udsende mails til dem der allerede har en plads.
• E-mail skabeloner - her kan der ændres skabeloner for alle automatiske emails for netop dette valg

 

Valg deaktiveres automatisk når valgdatoen overskrides.

Skulle det aligevel være nødvendigt at deaktivere Valghalla, kan det gøres på valgoversigten.

Administration -> Valgoversigt

Klik på "Deaktiver" ud for det valg der skal deaktiveres.

Arkiver et valg

Dette kræver "Administrator" rolle.

Rediger et valg.

Neders i formularen er der en vertikal fane med overskriften "Udgivelse". Her fjernes markeringen i checkboksen "Udgivet".

Kloning af et valg - kom hurtigt i gang med dit næste valg

Hvis du har et eksisterende valg og gerne vil klone dette, dvs. lave en kopi, kan det gøres på følgende måde. 

Gå til valgoversigten

Gå til valg oversigten via https://[dit site url]/valghalla/administration/valg

Eller vælg "Valgsteder" under menuen "Adminisration". 

Rediger et eksisterende valg

Vælg "rediger" på det valg du gerne vil lave en kopi af.

Lav en klon / kopi

Når du er i "rediger" tilstand så vælger du "klon" fanen, der er fane nummer 2. Allerede når du vælger fanen oprettes der en "ikke gemt" kopi af dit valg. Ret titlen, datoen m.m. for valget. 

 

Gem med kun lidt rettelser

Ret ikke alle data nu, men gå ned i bunden af siden og vælg "Gem". Når du går til valg oversigten vil du have et nyt valg med opsætningen fra det du kopierede fra. 

Vælg rediger på det nye valg og tilret yderligere. 

Hver plads, en deltager kan tilknyttes, er opsat for hvert valgsted pr. valg. Dvs. antallet af deltagere de forskellige partier tildeles for hver rolle, indstilles separat for hvert valg.

Tilpasningen af antallet kræver administrative rettigheder.

For at tilpasse antal deltagere for et valgsted, gøres følgende:

1. Vælg det ønskede valg i valg-vælgeren øverst på siden.
2. Gå til forsiden.
3. Klik på det valgsted der skal ændres.
4. Klik rediger ud for hvert parti der skal ændres.
5. Klk på Gem for at gemme.

Nye pladser kan først vælges på eksterne tilmeldinger efter gennemført synkronisering.

 

Hvis der skal ændres i valgtyper, enten fordi der er noget der skal omdøbes, tilføjes eller fjernes, skal dette gøres gennem taksonomitermet "valgtype"

Det kan tilgåes ved at finde "Struktur" i den øverste administratorbar -> Taksonomi -> Valgtype (Tryk på "vis ord") -> Tryk på "tilføj ord"
(alternativt kan du skrive følgende ind efter ".dk/" i din adressebar: /admin/structure/taxonomy/valgtype

Når du har tilføjet den valgtype du har behov for herinde, vil det dukke op i listen over valgtyper næste gang du opretter et valg.

For at udvælge præcis de skabeloner der skal bruges til valg, er der en side til dette under hvert valg. Denne findes via Valgoversigten.

Læs mere om de enkelte typer af skabeloner her

Menu: Administration -> Valgoversigt

Ud for hvert valg er der redigereing, aktivering/deaktivering, skabeloner og validering.

I venstre side ses opsætningen for hver beskedhændelse i Valghalla. Det vil sige de hændelser der udløser en besked.

Hvis der ikke kan vælges en skabelon, så er det fordi der ikke er oprettet en skabelon af denne type (se evt. her).

Invitation	Sendes til de personer der tilknyttes pladser af en person der er logget ind i Vlaghalla.
Bekræftelse	Sendes til de personer der svarer ja til invitationer, eller der selv tilmelder sig via ekstern tilmelding.
Påmindelse for svar	Sendes til personer der er inviteret til en plads på det pågældende valg, men som endnu ikke har svaret. Intervallet for dette bestemmers under Meddelelsesindstillinger i menuen.
Påmindelse før valg	Sendes til alle der har status "Deltager" (grøn) X dage før valget. Intervallet for dette bestemmers under Meddelelsesindstillinger i menuen.
RSVP	Henholdsvis dem der svarer Nej eller Aldrig til en invitation, sendes til de personer der ikke svarer Ja til invitationen. RSVP betyder Répondez s'il vous plait.
Slet fra pladsen	Sendes til personer der fjernes fra pladser de tidligere er inviteret til.

I højre side er det muligt at overskrive valget af skabeloner til hver rolle. Så hvis der f.eks. skal sendes en anden invitation eller bekræftelse til Valgstyrere end til Tilforordnede, så er det muligt at ændre dette her.

På den måde er det muligt at sende emails til personer med administrative opgaver, men meddelser via eBoks til andre.