Valghalla Manual

Administration

Status / forsiden

Status siden – eller forsiden i Valghalla – er et af de vigtigste værktøjer for alle der bruger Valghalla. På denne side kan man se et overblik over hvilke pladser der skal udfyldes, hvor mange af disse der er besat, og f.eks hvor mange deltagere der har svaret - og hvad de har svaret.

For at se status for et valg, skal valget først være valgt i toppen af siden til højre.

Valg

Se validering af vlag under punktet Validering

Opret valg

For at oprette en nyt valg, skal du gå til Administration i administrationsmenuen og vælge Valgoversigt i listen.

Tryk på Tilføj valg, og giv valget et navn. Vælg datoen for valget og sæt typen af valget. Er den rigtige type ikke i listen, så vælg det der kommer tættest på.

Du skal ikke markere "Emails sendt" og "Sat igang" - dette er systemfelter der håndteres andre steder fra.
- De er med i formularen, da det nogle gange kan give mening at ændre dette manuelt.

Vælg hvilke valgsteder der er skal bruges under valget

Sæt diæten for de roller der skal have udbetalt diæter.

Angiv valideringerne for dette valg. (Læs mere om validering HER)

Ønskes der at indsamle mobilnumre og emailadresser på dem der benytter ekstern tilmelding, så kan dette defineres under Ekstern tilmelding. Det er også her samtykkeerklæringen kan slåes helt fra. (Læs mere om Samtykkeerklæringen HER)

Gem valget

Slette et valg

For at slette et valg, skal du gå til Administration i administrationsmenuen og vælge Valgoversigt i listen.

Ud for det ønskede valg, trykkes på 'Rediger'. Herefter kan man vælge enten at slette et valg helt fra systemet, eller nøjes med at deaktivere det.

Arkivering:

Ud for det ønskede valg, trykkes på 'Rediger'. I bunden af skærmbilledet trykkes på fanen 'Udgivelse'. Her fjernes fluebenet for 'Udgivet' og derefter trykkes Gem. Herefter figurerer valget under sektionen Arkiverede Valg på Valgoversigten.

Sletning af valg:

Ud for det ønskede valg, trykkes på 'Rediger'. I bunden af skærmbilledet trykkes på knappen Slet. Herefter skal man bekræfte, om man virkelig ønsker at slette valget. Denne handling kan ikke fortrydes.

Sæt valget igang i Valghalla (før oktober 2014)

For at sætte Valghalla igang med at udsende inkaldelser, skal Valghalla startes.

Sådan gør du:

  1. Gå til Valghalla status-siden, det gør du ved at skrive følgende efter ".dk" i adressefeltet /admin/valhalla
  2. Check alle indkaldelserne og alle bekræftelsesmails (hændelsesmails) inden du år videre.
    1. For at gøre det kan du følge vejledningen for rollespecifikke emails
  3. Klik på "Aktiver" ud for det valg du ønsker at sætte igang.
    skaermbillede_2014-04-23_kl._10.00.33.png
  4. På det næste skærmbillede skal du bekræfte at du ønsker at starte valget.
    skaermbillede_2014-04-23_kl._10.16.19.png
  5. Nu er valget igang, og du kan nu udsende invitationer til de personer der allerede er sat på en plads.
    1. Bemærk, de personer der tilknyttes til et valgsted efter valget er sat igang i Valghalla, vil modtage en indkaldelse via email efter dette, også selvom du ikke går videre til næste punkt.
  6. Har du husket at chekke alle hændelsesmails? (se punkt 2 i denne vejledning)
  7. Klik på "Send invitationer"
    1. Nu udsendes emails til alle de deltagere der har en plads på et valgsted.
  8. Nu er Valghalla sat igang, og alle personer der bliver tilknyttet et valgsted, vil modtage en email, der er flettet med i forhold til de mailskabeloner der er valgt som standard og for rollerne.

Se fordeling af deltagere på tidligere valg

Der er ikke en egentlig arkivfunktion i Valghalla, men det er muligt at tilgå deltagerlisterne for tidligere valg.

Da deltagerne er unikke i Valghalla, så vil deltagere der slettes fra systemet også fjernes i disse lister.

Lister -> Deltagerlister

Valget du ønsker at se data for, vælges som sædvanligt oppe i vælgeren oppe i højre hjørne.

Selvom deltagerfordelingen ændres på valgstederne vil disse data stadig være rigtige.

Aktiver Valghalla og send invitationer

Når et valg er oprettet og datoen for valget ikke er overskredet, så kan det sættes igang.

Listen over valg findes under "Administration" og "Valg oversigt".

Ud for de respektive valg er der til højre nogle links der igangsætter forskellige handlinger.

  • Rediger - Ændre indstillinger og f.eks. navn for det pågældende valg
  • Aktiver / Deaktiver - starter eller stopper Valghalla i forhold til udsendelser af automatiske emails.
  • Send invitationer - sender invitationer ud til de personer der allerede er blevet tildelt en plads på et valgsted.
    • Hvis denne ikke klikkes på, vil systemet ikke udsende mails til dem der allerede har en plads.
  • E-mail skabeloner - her kan der ændres skabeloner for alle automatiske emails for netop dette valg

 

Deaktiver eller arkivere et valg

Valg deaktiveres automatisk når valgdatoen overskrides.

Skulle det aligevel være nødvendigt at deaktivere Valghalla, kan det gøres på valgoversigten.

Administration -> Valgoversigt

Klik på "Deaktiver" ud for det valg der skal deaktiveres.

Arkiver et valg

Dette kræver "Administrator" rolle.

Rediger et valg.

Neders i formularen er der en vertikal fane med overskriften "Udgivelse". Her fjernes markeringen i checkboksen "Udgivet".

Tilpas antal deltagere for hvert valgsted

Hver plads, en deltager kan tilknyttes, er opsat for hvert valgsted pr. valg. Dvs. antallet af deltagere de forskellige partier tildeles for hver rolle, indstilles separat for hvert valg.

Tilpasningen af antallet kræver administrative rettigheder.

For at tilpasse antal deltagere for et valgsted, gøres følgende:

  1. Vælg det ønskede valg i valg-vælgeren øverst på siden.
  2. Gå til forsiden.
  3. Klik på det valgsted der skal ændres.
  4. Klik rediger ud for hvert parti der skal ændres.
  5. Klk på Gem for at gemme.

Nye pladser kan først vælges på eksterne tilmeldinger efter gennemført synkronisering.

 

Valgtyper

Hvis der skal ændres i valgtyper, enten fordi der er noget der skal omdøbes, tilføjes eller fjernes, skal dette gøres gennem taksonomitermet "valgtype"

Det kan tilgåes ved at finde "Struktur" i den øverste administratorbar -> Taksonomi -> Valgtype (Tryk på "vis ord") -> Tryk på "tilføj ord"
(alternativt kan du skrive følgende ind efter ".dk/" i din adressebar: /admin/structure/taxonomy/valgtype


Når du har tilføjet den valgtype du har behov for herinde, vil det dukke op i listen over valgtyper næste gang du opretter et valg.

Vælg skabelonerer til valg

For at udvælge præcis de skabeloner der skal bruges til valg, er der en side til dette under hvert valg. Denne findes via Valgoversigten.

Læs mere om de enkelte typer af skabeloner her

Menu: Administration -> Valgoversigt

Ud for hvert valg er der redigereing, aktivering/deaktivering, skabeloner og validering.

skaermbillede_2019-02-22_kl._09.12.28.png

I venstre side ses opsætningen for hver beskedhændelse i Valghalla. Det vil sige de hændelser der udløser en besked.

Hvis der ikke kan vælges en skabelon, så er det fordi der ikke er oprettet en skabelon af denne type (se evt. her).

Invitation Sendes til de personer der tilknyttes pladser af en person der er logget ind i Vlaghalla.
Bekræftelse Sendes til de personer der svarer ja til invitationer, eller der selv tilmelder sig via ekstern tilmelding.
Påmindelse for svar Sendes til personer der er inviteret til en plads på det pågældende valg, men som endnu ikke har svaret. Intervallet for dette bestemmers under Meddelelsesindstillinger i menuen.
Påmindelse før valg Sendes til alle der har status "Deltager" (grøn) X dage før valget. Intervallet for dette bestemmers under Meddelelsesindstillinger i menuen.
RSVP Henholdsvis dem der svarer Nej eller Aldrig til en invitation, sendes til de personer der ikke svarer Ja til invitationen. RSVP betyder Répondez s'il vous plait.
Slet fra pladsen Sendes til personer der fjernes fra pladser de tidligere er inviteret til.

I højre side er det muligt at overskrive valget af skabeloner til hver rolle. Så hvis der f.eks. skal sendes en anden invitation eller bekræftelse til Valgstyrere end til Tilforordnede, så er det muligt at ændre dette her.

På den måde er det muligt at sende emails til personer med administrative opgaver, men meddelser via eBoks til andre.

Brugere

Spørgsmål: Jeg har oprettet nye partisekretærer, men har valgt velkomstmailen fra i første omgang, idet vi først skal holde møde med partierne i morgen. Kan jeg sende velkomstmailen ud efterfølgende? Jeg kan ikke finde det nogen steder. Skal jeg give dem en adgangskode når jeg opretter dem? Eller skal jeg gå ind og slette den på dem jeg har oprettet?

Udsendelse af emails til brugerne

[Indsæt jeres valghallaløsnings webadresse her]/admin/config/people/accounts

Her kan du sætte de tekster der udsendes til brugere med login du har ved forskellige "hændelser"

Jeg vil foreslå at bruge funktionen "Kontoaktivering"

På den måde kan du deaktivere dine brugere, og aktivere dem igen. De kan også få en mail ved deaktivering, men under Kontoaktivering, kan du sætte et flueben i  "Giv bruger besked når konto aktiveres."

Derefter kan du skrive noget tekst der udsendes til deres emails når de aktiveres.

Brugerne kan aktiveres/deaktiveres her:
[Indsæt jeres valghallaløsnings webadresse her]/admin/people

Opret Partisekretær

 

Se også siden vedr. Førend Vaglhalla kan tages i brug af partierne, skal der oprettes en bruger – en såkaldt partisekretær. Disse koordinatorer for rekrutteringsopgaven indmeldes for hvert parti.

Partisekretæren har adgang til alle de valgsteder, partiet skal udfylde med valgtilforordnede og oprettes af kommunen. Så kontakt din kommune for adgang til Valghalla.

Oprettelse af ekstra Partisekretær

Det er muligt i nogle kommuner muligt for den enkelte partisekretær at anmode kommunen om at få oprettet yderligere partisekretærer, der alene har adgang til udvalgte valgsteder. Herved bliver det muligt for partierne at uddele opgaven blandt øvrige partikollegaer, der eksempelvis tager sig af en eller flere valgkredse eller specifikke valgsteder. Kontakt din kommune for yderligere adgange.

Da der er tale om fortrolige informationer som CPR numre, skal hver bruger have sit eget login. Det er ikke tilladt at dele login med andre.

Se også siden til håndtering af brugere her: valghalla-manual/administration/brugere

Email til nye bruger ved oprettelse

Det kan automatisk afsendes en email til den nye bruger.

Det eneste det kræver er, at der markeres i den checkboks der siger "Påmind bruger om ny konto".

Emailen kan tilpasses, det kræver administratoradgang.

I den sorte brælke - "Indstillinger" - > "Personer" -> "Kontoindstillinger" - nederst på siden er der et afsnit der hedder Emails, her indstilles disse.

Således ser den ud i Fredericia Kommune:

Vær opmærksom på at teksterne indrammet i [ og ] er det som på dansk kaldes "flettefelter" hvilket vil hente data fra brugerens profil og indsætte istedet.
Det vil sige at der f.eks istedet for [user:name] vil stå brugerens brugernavn.


Kære [user:name],

Tak fordi du vil hjælpe dit parti og Fredericia Kommune med opgaven om at rekruttere tilforordnede til valget. Gennem systemet Valhalla er det muligt online at indberette og håndtere oplysningerne om de rekrutterede for det parti, du repræsenterer. Dette gør forhåbentlig opgaven nemmere for alle parter.

Dette samarbejde mellem kommunen og de politiske partier kræver, at vi fortsat fastholder et højt datasikkerhedsniveau i lyset af de nye arbejdsgange. Ifølge Persondataloven og Datatilsynets vurdering tale om personfølsomme data, når CPR-oplysninger og partioplysninger sammen. Det er i denne forbindelse meget vigtigt at du er opmærksom på sikkerheden omkring håndteringen af de data, du indsamler og håndterer for kommunen. Ud over at du udviser almindelig omhyggelighed ved omgangen af data, er det vigtigt, at du ikke videregiver dine adgangskoder til systemet til andre.

Tilmed må følgende oplysninger på ingen måde deles med andre end kommunen
-    CPR numre
-    Adresseoplysninger, herunder e-mailadresser
-    Telefonnumre

Som udgangspunkt bør der kun være tale om, at de indberettede data svarer til offentligt tilgængelige kontaktoplysninger på borgerne – dvs. skulle der være tale om adressebeskyttelse eller lignende, skal der udvises særlig agtpågivenhed. I øvrigt oplyser vi de tilforordnede om typen af data vi har registreret om dem i forbindelse med deres bekræftelse af deltagelse ved valget.

Pga. af datasikkerheden vil CPR numre kunne indberettes, men ikke siden i systemet kunne tilgås af dig. Kommunen vil kun i forbindelse med bemanding af valg gennemgå de data, der lægges i Valhalla.

Kommunen har til [site:name] oprettet en konto til dig. Du kan nu logge ind ved at klikke på følgende link eller kopiere og indsætte det i en browser.

[user:one-time-login-url]

Dette link kan kun benyttes en enkelt gang og vil bringe dig ind på en side, hvor du kan vælge din adgangskode. Husk at anvende det inden 7 dage, ellers udløber det.
Efter du har valgt din adgangskode vil du være i stand til at logge ind på [site:login-url] i fremtiden ved at anvende:

Dit Brugernavn:         [user:name]
Din adgangskode skal du rette første gang du logger ind.

Med venlig hilsen

Valgsekretariatet
Fredericia Kommune

Bruger - Tilladelser

Bemærk at der i dette afsnit tales om Drupal-roller (administrator, valgsekretær osv) og ikke deltager-roller (tilforordnet, optæller osv).

Ved at tildele Drupal-brugerene roller, og tildele disse roller tilladelser, er det muligt at styre hvilke dele af systemet brugerne har adgang til.

Roller tildeles således:

  1. Gå til [Indsæt jeres valghallaløsnings webadresse her]/admin/people/permissions
  2. Tilladelserne er listet vertikalt, mens rollerne er listet horisontalt.
  3. Sæt eller fjern flueben ud for de tilladelser en rolle skal tildeles.
  4. Tryk 'Gem tilladelser' i bunden.

Deaktiver partibrugere

På et tidspunkt skal brugerne med adgang til Valghalla muligvis deaktiveres. Sådan gør du:

  1. Tilgå "Personer" siden ved at trykke på punktet i jeres admin menu.
    screen_shot_2019-06-18_at_10.07.45.png
  2. Når du er herinde ser du følgende skærm, her skal du lave en markering ud for den bruger du vil deaktivere og vælge "cancel user account" eller "deaktiver bruger" alt efter om jeres løsning skriver det på dansk eller engelsk
    screen_shot_2019-06-18_at_10.07.57.png

Partisekretærerne - deltagere

 

Partisekretærerne skal have adgang til at rette i de deltageres kontaktoplysninger efter at de har oprettet dem.

1. Tilføj deltager

Brug Top menu til højre"Deltagere" -> "Tilføj deltager" 

screen_shot_2019-06-18_at_10.15.47.png

2. Redigér deltager

Brug Top menu "Deltagere" -> "Find deltager"

screen_shot_2019-06-18_at_10.16.50.png

Her kan du redigere deltagere ved at fremsøge dem og trykke på "rediger" knappen i højre side

screen_shot_2019-06-18_at_10.17.49.png

Slet brugere

Når du sletter brugere i systemet, skal du være opmærksom på, at du kan komme til at slette en del indhold.

Hvis f.eks. en tidligere medarbejder, der har oprettet alle valgsteder og en del skabeloner, skal slettes. Så slettes dette indhold såfremt du ikke er opmærksom på hvad der står når du sletter brugeren.

Overfør istdet indholdet til anonym. Så bevares indholdet intakt.

Alternativt kan indholdet før sletningen af brugeren overføres til en anden bruger. Se underside.

Overfør indhold til anden bruger

For at sikre indhold mod sletning, er det en god idé at overføre ejerskabet af indhold til en bruger der ikke bliver slettet. Brug evt. "Admin" brugeren.

Gå til "Indhold" siden findes i den sort menubjæle aller øverst.

I dropdown for type vælges en af følgende typer: Valg, valgsted, skabelon (flere typer), roller.

Klik på "Udfør"

Vælg alt i listen

I handlinger (dropdown) vælges funktionen "change author"

Klik på "Kør"

Valgsteder

Valgsteder er fysiske adresser samt tilknytninger af en masse data, hvor det primære er pladser til deltagere, der defineres som et antal roller fordelt på partier.

 

Valgsteder oprettes op redigeres ved at gøre følgende:

  1. Tryk på "Administration" i topmenuen til højre som set nedenstående billede
  2. Tryk på "Valgsteder
    screen_shot_2019-06-18_at_10.21.19.png
  3. Her kan du se listen over alle valgsteder jeres løsning har, samt oprette og redigere i dem.
    screen_shot_2019-06-18_at_10.23.19.png

Opret et valgsted

Du kan oprette valgsteder ved at at indtaste navnet på valgstedet samt hvor mange pladser der skal udfyldes.

Ændre rækkefølgen af valgstederne

Det er muligt at ændre rækkefølgen på valgstederne på forsiden.

Gå til listen over valgsteder "Administration" -> "Valgsteder".

Klik på rediger for hvet valgsted - sæt et tal ved "Valgsted Rækkefølge".

De valgsteder med højest vægt vises nederst/sidst.

Du kan også nulstille rollerne til alfabetisk rækkefølge ved at klikke på knappen "Nulstil rækkefølge til alfabetisk". 

Valgstedskreds

Alle valgsteder skal ind under en valgstedskreds.

Opret en valgkreds:

  1. Gå til "indhold" - her vil jeres adressefelt efterfølgende have denne adresse [jeres valghalla løsning].dk/admin/content
  2. Klik på "Opret nyt indhold" - [jeres valghalla løsning].dk/node/add
  3. Vælg "Valgstedskreds" [jeres valghalla løsning].dk/node/add/constituency
  4. Giv det et navn 
  5. Udfyld ikke andre felter
  6. Gem

Deltagere

Deltagerere er personer der er tilknyttet pladser på valgsteder.

En deltagers data er:

  • Personnummer
  • Telefonnummer
  • Email
  • Parti

Desuden også

  • Adresse
  • Diæt

Note: Diæt indtastet på deltageren, vil overskrive øvrige diæt beløb. Således er det muligt at skrive et specielt beløb på en deltager, hvis der er aftalt noget specifikt med denne. Det kan være 0kr for en medarbejder der får løn istedet for diæt, eller f.eks. 400kr hvis der er lavet en speciel aftale med en person der ikke kan deltage hele dagen.

Import / Inviter

Importer deltagere er med fil-import fra CSV-fil (Excel) til at oprette nye deltagere. Disse kommer ind i systemet og kan placeres manuelt efterfølgende.
Inviter tidligere deltagere er genplacering af de samme deltagere som fra et andet valg. Der oprettes ingen nye deltagere.

Importer / Exporter deltagere

Hvis nedenstående ikke er tilgængelige, så er det fordi du ikke har tilstrækkelige rettigheder til at kunne tilgå disse funktioner.

Eksporter

For at eksportere deltagerne skal du bruge menuen "Lister" -> "Eksporter valgdeltagere som XLS" eller "Eksporter valgdeltagere som CSV".

Forskellen på de to formater er at XLS er beregnet til Excel, og det andet er mere generisk, men kan dog også åbnes i Excel.

Importer

- For at importere skal data ligge i CSV format

Hvis du ikke ved hvordan du gemmer CSV-filer fra Excel er der flere vejledninger på nettet. Her er en af dem:
https://support.office.com/da-dk/article/Importere-eller-eksportere-tekstfiler-5250ac4c-663c-47ce-937b-339e391393ba

For at importere data skal du gå til "Deltagere" -> "Importér deltagere".

Her kan du importere en liste af deltagere fra en CSV (comma-seperated values) fil.

  • Filens første linje, bliver ikke importeret, da denne bruges som beskrivelse.
  • Værdierne skal være adskildt af et komma (,).
  • Hvis en frivillig allerede findes (findes på CPR), bliver denne opdateret med data fra filen.
Parti,CPR,Navn,Email,Telefon
A,123456-2342,Fornavn Efternavn,email@adresse.dk,12314141
A,123223-2242,Fornavn Mellemnavn Efternavn,andenemail@adresse.dk,12314141

Excel har generelt problemer med filformater der ikke er ikke lige er Excels eget filformat, så det kan være nødvendigt at gemme filen som Unicode txt fil først og derefter omdøbe til CSV.

Inviter tidligere deltagere

Det er muligt at geninvitere deltagere direkte til de pladser de besad ved et tidligere valg.

Det foregår for en rolle ad gangen og deltagerne indsættes på samme pladser på det aktive valg (valgt oppe til højre). 

Det er muligt at vælge flere/alle partier på samme tid, men hver rolle skal altså importeres en af gangen.

Deltagere der er fra andre partier, end det parti pladsen de sidder på er tildelt vil ikke blive inviteret.

Opret deltager

Du kan oprette brugere manuelt ved at indtaste deres CPR nr og så udfylde de felter der mangler selv.

Dette gør du ved at bruge "Deltagere" som tilgås fra topmenuen her:
screen_shot_2019-06-18_at_10.29.48.png

Hvis jeres løsning har CPR dataaftale vil du kun skulle indtaste CPR nummer, så henter den selv stamdata.
Hvis i ikke har CPR dataaftale skal du selv indtaste stamdata.

Roller

Der er mulighed for at lave et ubegrænset antal roller i Valghalla.

Disse roller danner nøglen for de pladser der skal besættes på hvert valgsted.

Som udgangspunkt er der ingen roller i en ny Valghalla installation, de mest almindelige er Tilforordnet og Valgstyrer.

En rolle består som udgangspunkt af et internt navn. F.eks. TI

Dernæst er der en deltagervenlig beskrivelse af rollen. F.eks. Tilfororndet

På statussiden og på pladshåndteringen ses det interne navn. Dette er for at lave status siden så overskuelig som mulig.

I mailskabelonerne er der 2 forskellige flettefelter (tokens) du kan bruge, alt efter om du ønsker at bruge det interne navn eller den deltagervenlige beskrivelse. De er begge med, så du kan gøre lige hvad du vil. Det interne navn forekommer f.eks. på printsiderne og diætlisterne.

For hver rolle skal der desuden angives et mødetidspunkt. Dette er en tekstflettefelt, hvor der f.eks. kan stå kl: 8:00 eller bare 8:00. Det er mailskabelonen og dermed jer selv der afgør hvad der skrives her.

Opret en rolle

  1. Gå til rolle administrationen her vil jeres adressefelt ligne følgende [jeres valghallaløsnings adresse].dk/admin/valhalla/administration/roller
  2. Klik på "Opret ny" - [jeres valghallaløsnings adresse].dk/node/add/roles
  3. Angiv et internt navn - brug så få bogstaver som muligt - feks. TI
  4. Angiv et deltagervenligt navn under beskrevelse - f.eks. Tilforordnet
  5. Angiv et mødetidspunkt

 

Rækkefølge af roller

Det er muligt at ændre rækkefølgen på rollerne, bår for visning på forsiden og på pladsfordelingen for de enkelte valgsteder.

Gå til listen over roller "Administration" -> "Rolleoversigt".

Klik på rediger for hver rolle - sæt et tal ved "Rækkefølge".

De roller med højest vægt vises nederst/sidst.

Du kan også nulstille rollerne til alfabetisk rækkefølge ved at klikke på knappen "Nulstil rækkefølge til alfabetisk". 

Partier

Partier er listet i menuen under Administration -> Partioversigt.

Opret et nyt parti på knappen øverst på siden.

Partier har flere funktioner.

Hvis der oprettes brugere der partisekretærer skal have adgang direkte til Valghalla, er det valget af parti på denne bruger, der definerer hvilke deltagere denne kan vælge til pladser, ligesom det kun er partiets pladser denne kan tildele til deltagere.

Hver deltager tildeles normalt et parti. Det er er muligt at tilføje dem uden, disse deltagere vil kun kunne tildeles en plads af brugere med adgang til alle partier. Dvs. brugere med parti-tilknytning vil ikke kun se disse deltagere.

På hvert valgsted er det muligt at tildele hvert parti et antal pladser til hver rolle.

Data på hvert parti:

  • Navn
  • Fuldt partinavn (Bruges PT ikke)
  • Bogstav (Bruges PT ikke)
  • Partisekretær (Navn på partisekretæren i lokalforeningen)
  • CVR nummer (CVR nummer på lokalforeningen - bruges til at udsende rapport via e-Boks)
  • Mailadresse (Bruges PT ikke)
  • Tekst på ekstern tilmelding før samtykkeerklæring
  • Overskriv samtykkeerklæring på ekstern tilmelding
  • Modtag PDF rapport (Sender en ugentlig komplet rapport som PDF til ovenstående CVR-nummers e-Boks)
  • Valider ikke bopæl i kommunen (Vil gøre at der ikke valideres deltagere på pladser tildelt dette parti. Er tænkt brugt til administrativt personale)
  • Tillad kommentarer (Åbner og lukker for mulighed for at indsende kommentarer på svar på invitationer)

Lister

Listerne ligger i top menuen.

  • Deltagere uden e-mail adresse
  • Deltagerlister
  • Eksporter valgdeltagere som CSV
  • Eksporter valgdeltagere som XLS
  • Eksterne tilmeldinger
  • Beskeder
  • Deltagere der ikke har svaret

Deltagerlister - Udskriv

Når bruger har rettighed til at se de "Lister", er der et menupunkt som hedder "Deltagerlister" under "Lister" menupunktet.
screen_shot_2019-06-18_at_10.49.11.png

Når bruger har rettighed til at ændre filtre på "Deltagerlister", kunne bruger vælge et eller flere valgsteder, hvilke kolonner (Navn, Mail, Diæt, Kvittering osv.) som skal vises på listen, rolle(r), pati(er), status. Se billeder nedenfor.

Se og ændre deltagerlisten.

screen_shot_2016-01-08_at_11.59.56.png

Husk at "Opdater" ændringer, så kommer en list på siden.

screen_shot_2016-01-08_at_12.00.13.png 

Udskriv listen.

Brug Knap "Udskriv".

screen_shot_2016-01-08_at_12.17.44.png

 

Ekstern tilmelding

Virker kun på valg der er aktiveret under valgadministration.

Den eksterne tilmelding er primært skabt for at slippe for at partierne logger ind i systemet. Men kan sagtens bruges i en kombination hermed.

For hvert valg og hvert parti genereres automatisk en række links. Disse links er til en anden Valghalla-løsning, der som udgangspunkt synkroniseres fra den almindelige Valghalla-løsning. Dog er der enkelte tekster der skal konfigureres herpå hvis de ønskes ændret. Det er teksterne i toppen og bunden af siden. Her er 4 forskellige sæt af tekster, ligesom der er 4 forskellige typer links der genereres.

  1. Link til ekstern tilmelding for hvert parti per valg
    • Den der benytter til dette link, kan frit vælge alle ledige pladser et parti er tildelt til valget.
  2. Link til ekstern tilmelding for hvert parti og hver rolle per valg
    • Den der benytter et af disse links, kan frit vælge mellem de valgsteder med ledige pladser for denne rolle et parti er tildelt til valget.
    • F.eks. er linket til rollen Valgstyrer, hvor partiet har denne rolle på 4 forskellige valgsteder der frit kan vælges mellem.
  3. Link til ekstern tilmelding for hvert parti og hvert valgsted per valg
    • Den der benytter et af disse links, kan frit vælge mellem de ledige pladser for hver rolle et parti er tildelt til valget
    • Feks. er linket til Vestre Skole hvor partiet har tre tilforordnede, en valgstyrer og en valgstyreformand.
  4. Link til ekstern tilmelding for hvert parti til en konkret rolle på et konkret valgsted per valg
    • Den der benytter et af disse links, får ikke noget valg, da både rolle og valgsted llerede er defineret.
    • På den måde er det muligt at styre præcist hvor den der får linket bliver placeret.

Ønskes der indsamlet emails og/eller mobilnumre, kan dette indstilles for det enkelte valg.

Disse link tilgås enten på de enkelte valgsteder ved at bruge "link" knappen pr. valgsted, eller bruge "Generér PDF rapport" knappen der er tilgængelig på alle sider.

screen_shot_2019-06-18_at_10.53.07.png

screen_shot_2019-06-18_at_10.54.01.png

Konfiguration af tekster på ekstern tilmelding

Teksterne for intro og afslutning på den eksterne tilmelding skal ændres af hostingleverandøren. Men de kan sagtens ændres. Der er 8 forskellige tekster, 2 til hver type af eksterne links.

Disse tekster f.eks. denne:

Du kan her tilmelde dig til Folketingsvalg 2019 den 26. marts 2019 for Socialdemokratiet.

Du kan vælge en rolle blandt de ledige pladser Socialdemokratiet er tildelt på Beder Skole.

Log ind med NemID i nedenstående formular for at fortsætte.

De flettede tekster hentes fra Valghalla, og er f.eks. navnet på valget, navnet på partiet og samtykkeerklæringen.

Fejl ved udsendelse af kommunikation

Husk at holde øje med kommunikationsloggen. Da specielt digital post har vist sig at være ustabil, er det desværre nødvendigt at hold øje med om beskederne udsendes korrekt.

Fejl i afsendelsen af emails

Nogle oplever fejl i afsendelser af email, da sikkerhed for emails og spam oftest af IT afdelingen er konfigureret helt skarpt.

For at imødekomme dette, anbefales det at lave en DNS rcord for afsenderdomænet, der whitelister Valghalla-serveren.

Dette kan eksempelvise gøres således:

kommunenavn.dk.    1799    IN    TXT    "v=spf1 ip4:192.66.115.28 ip4:131.165.67.22 include:_spf.presscloud.com include:skoleintra.dk include:valghalla.dk include:bellcom.dk ~all"

Alternativt kan kommunen oprette en SMTP-bruger til Valghalla, der så vil bruge denne til at udsende emails via kommunens egen mailserver.

Kommunikationslog

I menuen under Administration findes kommunikationsloggen.

Her kan man finde alle de beskeder der er sendt ud fra systemet.

Det findes også en kommunikationslog på hver deltager.

Genudsendelse af forskellige beskeder via e-mail og digital post

Hvis der sker en fejl i udsendelsen af af en besked vil det fremgå af kommunikationsloggen. Fra kommunikationsloggen kan man klikke på den person en besked er til. De beskeder der er markeret med rød tekst er af en eller anden årsag ikke sendt. Desværre oplever vi fra tid til anden at en digital post har kortvarrige og langvarrige fejl.

Hvis der har været fejl på digital post, en serverfejl eller der f.eks. har været brugt en forkert e-mailadresse, kan det være nødvendigt at genudsende f.eks. en invitation eller bekræftelse.

Genudsendelse

- af invitationer til personer der ikke har svaret

Rediger det pågældende valg, fjerne fluebenet osv. genudsender ingen invitationer. Så der er ikke nogen let måde at gøre det på.

Brug funktionen: "Send besked til deltagere".

Vælg den skabelon der skal benyttes, vælg derefter de roller og partier der skal modtage den.

Hvis der er forskellige invitatationer til de forskellige roller, så skal du blot vælge de roller der skal modtage hcer invitation og bruge funktionen flere gange.

- af en invitation

Fjern personen fra pladsen og sæt vedkommende på igen.

Bemærk! Hvis der er aktiveret udsendelse af besked ved "Slet fra pladsen" for den pågældende rolle, så udsendes denne også.

- af en bekræftelse

Fra kommunikationsloggen kan man klikke på den person en besked er tiltænkt. På siden man kommer til, vises de valg og roller en person er tildelt.

For at genudsende en bekræftelse kan man klikke på "Skift status" og svare igen for personen.

Bemærk! Formularen vil altid stå til ja, også selvom personens status var noget andet. Så husk at svare det samme som personen allerede selv har svaret så personen ikke får forkert status.

PDF rapport

Findes i toppen af siden på forsiden af Valghalla.
Som vist her:
screen_shot_2019-06-18_at_10.54.01.png

For at se den for et parti, skal det vælges i partivælgeren øverst på siden. Det samme gælder for valget.

Såfremt der er aktiveret eksterne tilmeldinger, vil links til pladserne på partiet, på valgstederne og de enkelte roller fremgå af rapporten.

For hvert valg er det muligt at udsende denne automatisk en gang om dagen til hvert partis digital post.

Når Valghalla er aktiv kan systemet automatisk rundsende PDF rapporten til partierne via Digitale Post. Den kan ikke sendes som e-mail da der er personfølsomme data i den.

Send automatisk PDF rapport til partierne

For at angive partiets CVR nummer skal det tilføjes til hvert parti. Huskdet er partiet lokalforenings CVR-nummer der skal bruges.

Gå til Partilisten (Administration -> Paartiliste) og rediger partiet. Indsæt CVR-nummeret der hvor der står CVR-nummer.

For det enkelte valg kan der indstilles om denne PDF rapport skal rundsendes eller ej.

Send automatisk PDF rapport til partierne

Da PDF-rapporten med tiden vil indeholde navne på personer, er det besluttet at den kun kan udsendes automatisk via Digital Post til partiernes CVR-nummer.

For at få dette til at virke, skal det angives nogle steder.

  1. På hvert valg
  2. På hvert parti skal der angives CVR-nummer.
  3. Under Meddelelsesindstillinger.

Valget:

For det enkelte valg kan der indstilles om denne PDF rapport skal rundsendes eller ej.

Partiet:

For at angive partiets CVR nummer skal det tilføjes til hvert parti. Husk det er partiet lokalforenings CVR-nummer der skal bruges.

Gå til menupunktet Partilisten (Administration -> Partiliste) og rediger partiet. Indsæt CVR-nummeret der hvor der står CVR-nummer.

Meddelelsesindstillinger:

Angiv hvor mange dage før valget, PDF-rapporten automatisk skal udsendes til partierne.

Gå til menupunktet Meddelelsesindstillinger (Administration -> Meddelelsesindstillinger)

Samtykkeerklæring

På en eksterne tilmelding er der mulighed for at vise en samtykkeerklæring. Denne kan desuden tilpasses for hvert parti.

For at aktivere denne skal den aktiveres for valget. (Se evt Opret valg)

Denne tekst kan tilpasses for hvert parti (se evt. afsnittet om Partier).

Såfremt samtykkeerklæring er deaktiveret, vises den stadig hvis der er påført tekst for det parti et eksternt link er tilknyttet.

 

Skabeloner

Skabeloner til kommunikation indstilles for hvert valg. Så for at tilgå opsætningen for hvilke skabeloner systemet skal bruge skal du starte på Valgoversigten.

Menu: Administration -> Valgoversigt

 

Emails

Der er to typer emails i Valghalla. Der er automatiske og manuelle. 

De automatiske sendes ud af systemet ved forskellige hændelser, som f.eks. at valget sættes igang i Valghalla, eller en deltager modtager bekræftelse for ændret status.

De manuelle er emails der sendes ud af systemet af en Valgadministrator, der f.eks. vil orientere alle Valgstyrerformænd om et eller andet mene op til valget.

Mailskabeloner

Der er nogle der oplever fejl i links - der kan med fordel vælges "Full HTML" i alle brevskabeloner.

En mailskabelon bruges til udsendelse af mails fra Valghalla.

Det er ikke muligt at sende mails uden også at vælge en skabelon.

Under fanen "Mails" indstilles hvilken mailskabelon der bruges generelt for alle roller. Dvs. den mest generelle mailskabelon.

Det er muligt at vælge en skabelon til en handling for en specifik rolle, dette redigeres på rollen der ønskes en afvigelse for. Dette er ikke nødvendigt hvis der kan bruges en generel mailskabelon.


Eksempel på brug af mailskabelon er "RSVP ja". RSPV betyder også "Svarstatus", og det er muligt at lave en unik bekræftelsesemail til f.eks. deltagerne med VAF rollen.

Den gennerelle kunne lyde: "Tak, vi har modtaget din tilmelding som !role_description til valget. Læs mere om valget i vores generellse vejledning på vores hjemmeside under valg."

Den rollespecifikke for VAF kunne lyde: "Tak, vi har modtaget din tilkendegivelse som Valgstyrerformand til valget på !polling_station. Læs mere om dine pligter i den vedhæftede vejledning."

Flettefelter

Følgende flettefelter er tilgængelige i emne og tekstfeltet:

  • !name bliver erstattet af deltagerens navn.
  • !email bliver erstattet af deltagerens e-mail.
  • !phone bliver erstattet af deltagerens telefonnummer.
  • !date bliver erstattet af afsendelsestidspunkt for afsendelsen af denne e-mail.
  • !date_now vil blive erstattet af tidspunktet for mailens udsendelse
  • !days vil blive erstattet af antallet af dage der er til valget (f.eks. 3)
  • !link bliver erstattet af deltagerens unikke link til besvarelse.
  • !polling_station bliver erstattet af valgstedets navn.
  • !polling_station_address bliver erstattet af valgstedets adresse
  • !responsible bliver erstattet af valgstedets kontakt.
  • !election vil blive erstattet af valgets titel
  • !election_date vil blive erstattet af datoen for valget
  • !position vil blive erstattet af deltagerens rolle, og viser rollens interne navn/kode (f.eks VA)
  • !position_description vil blive erstattet af deltagerens rolle, og viser rollens beskrivelse (f.eks. Valgstyrer)
  • !time vil blive erstattet af deltagerens mødetidpunkt (hentes fra rollen)

Eksempel på brug:

Kære !name

Det meddeles herved, at du er udpeget til at deltage ved !elelction d. !date i Vores Kommune på følgende afstemningssted:

!polling_station
!polling_station_address

Du er tilmeldt som !position_description.


For at sikre os, at du kan komme, bedes du gå ind på følgende link og svare på denne invitation.

!link

Her kan du også se de opgaver du har som tilforordnet i forbindelse med valget.
www.voreskommune.dk/sideomvalg

Du bedes møde på afstemningsstedet på valgdagen kl. !time for at bistå med afstemningen indtil kl. 20.00. Herefter optælles de afgivne stemmer, og dette arbejde skal du også hjælpe til med.

Der ydes forplejning i løbet af dagen samt en diæt. Diæten på 810 kr udbetales efter gældende lovgivning via Nemkonto som B-indkomst.

Hvis du skal stemme et andet sted end der, hvor du skal hjælpe til, er det vigtigt, at du inden valgdagen brevstemmer. Det kan du gøre her:
BorgerServiceCenter, Sidevej 1, 0000 Vores By C.

Du kan se åbningstiderne på

www.voreskommune.dk/sideomvalg

Med venlig hilsen

Din Kommune

Opret mailskabelon

 

Under fanen "Mails" kan du oprette og indstille hvilken mailskabelon du vil bruge som grundlæggende skabelon.

Desuden kan du vælge at udsende forskellige invitationer ud, alt efter hvilken rolle modtageren har ved at redigere direkte i deres specifikke skabelon.
Dette er unødvendigt hvis du har valgt at bruge en grundlæggende skabelon da denne vil blive brugt istedet.

Manuelle emails

Det er muligt at sende emails her og nu til en række deltagere.

Det kan være alle med en specifik rolle, f.eks. alle Valgstyreformænd.

Gå til Administration - > Send mails til deltagere

Brug en af de allerede oprettede emailskabeloner, eller opret en ny med det samme. Du vælger en eksisterende i drop down i toppen, alternativt skrives et navn på en ny skabelon.

I Body feltet har du en række flettefelter du kan bruge, disse flettefelter vil kunne bruges til at hente forskellige data til brug i mailen.
Det kunne f.eks være det aktive valg, brugerens navn osv.

Til sidst kan der indtastes et emne til den nye email, et emne som er det deltageren der i sit mailprogram inden emailen åbnes.

Digital Post

SMS

Eksempler på skabeloner

Invitation:

Kære !name

Du er blevet udpeget som !position_description til !election den !election_date på følgende valgsted:

!polling_station

!polling_station_address

 

Du har fået en plads som tilforordnet en halv dag i tidsrummet kl. 15.00-optællingen er afsluttet.

På valgdagen bedes du møde op kl. !time. Bemærk, at det kan blive sent, inden optællingen er færdig.

Der vil i løbet af dagen være eftermiddagskaffe, aftensmad og aftenskaffe. Har du brug for, at der tages særlige hensyn vedrørende forplejningen, bedes du kontakte Mig, Byrådssekretariatet på mail: mig@minkommune.dk

Du kan læse mere om de opgaver, du skal løse i løbet af dagen i vejledningen på følgende link:

www.minkommune.dk/folketingsvalg2019

Du bedes læse vejledningen inden valgdagen.

Hvervet som !position_description er borgerligt ombud og aflønnes med en diæt på 850 kr. for en halv dag, som er skattepligtig. Beløbet vil blive indsat på din nemkonto inden for 14 dag efter valgdagen.

For at sikre os, at du kan komme, bedes du gå ind på følgende link og svare på denne invitation:

!link

Vi vil meget gerne have dit svar hurtigt, så vi kan reservere din plads eller tilbyde den til en anden.

Min Kommune skal gøre opmærksom på, at der i forbindelse med din registrering til valget sker en behandling af dine personoplysninger. Der henvises til vedhæftede skirvelse vedr. kommunens oplysningspligt.

 

Venlig hilsen

 

Mig

Byrådssekretariatet, Min Kommune

Andet eksempel:

Kære !name

Det meddeles herved, at du er udpeget til at deltage ved !elelction d. !date i Vores Kommune på følgende afstemningssted:

!polling_station
!polling_station_address

Du er tilmeldt som !position_description.


For at sikre os, at du kan komme, bedes du gå ind på følgende link og svare på denne invitation.

!link

Her kan du også se de opgaver du har som tilforordnet i forbindelse med valget.
www.voreskommune.dk/sideomvalg

Du bedes møde på afstemningsstedet på valgdagen kl. !time for at bistå med afstemningen indtil kl. 20.00. Herefter optælles de afgivne stemmer, og dette arbejde skal du også hjælpe til med.

Der ydes forplejning i løbet af dagen samt en diæt. Diæten på 810 kr udbetales efter gældende lovgivning via Nemkonto som B-indkomst.

Hvis du skal stemme et andet sted end der, hvor du skal hjælpe til, er det vigtigt, at du inden valgdagen brevstemmer. Det kan du gøre her:
BorgerServiceCenter, Sidevej 1, 0000 Vores By C.

Du kan se åbningstiderne på

www.voreskommune.dk/sideomvalg

Med venlig hilsen

Din Kommune

 

Validering

Valghalla giver dig mulighed for at validere deltagere på følgende kriterier:

  • Valider om person med personnummer er levende
  • Bopæl i kommunen
  • Valider alder (standard 18 år)
  • Dansk statsborger

Disse valideringer kan indstilles til skulle imødekommes ved både deltageroprettelse eller ved tildeling af plads på et valg.

Det betyder at personer der ikke opfylder valideringskravene ved oprettelse, ikke vil blive oprettet i systemet. Det betyder også at der kan oprettes personer i systemet der ikke kan tilføjes til et valg.

PS: Validering for bopæl i kommunen kan tilsidestilles for de enkelte partier. Se her for mere info.

Forslag til indstillinger:

Oprettelse:

  • Valider om person med personnummer er levende
  • Bopæl i kommunen

På valg:

  • Valider om person med personnummer er levende
  • Bopæl i kommunen
  • Valider alder
  • Dansk statsborger (ved folketingsvalg og folkeafstemninger)

Indstillinger

Oprettelse

Valideringsindstillingerne ved oprettelse af deltagere findes i jeres Valghalla-menuen under punktet "Deltager validering".

screen_shot_2019-06-18_at_11.06.51.png

Under Deltager valideringen indstilles hvordan deltagere skal valideres allerede når de oprettes.

For valg

Under fanen "Validering" ved hvert valg - findes under valgoversigten.

skaermbillede_2019-01-31_kl._07.51.01.png

Manuel validering

Fra menupunktet Valgoversigt, kan deltagere tilknyttet en plads på en valg valideres iht indstillingerne for validering under dette.

valgoversigt_faxe_adm_valghalla_dk.png

Andre indstillinger

Popæl i kommunen validering sker ved at klikke på "Indstillinger" i Valghalla-menuen.

Her skal indstillingen som er markeret ændres til den kommune der skal bruges.

 

screen_shot_2017-09-25_at_14.26.09.png

e-Boks og NemSMS

Systemet kan udsende kommunikation via email, nemsms og digital post.

Før dette virker skal der oprettes en serviceaftale for Print på Serviceplatformen. Denne oprettes typisk af en leverandør og godkendes efterfølgende af kommunens IT-afdeling. Desuden skal der oprettes materialer på e-Boks til dokumenter og sms. Dette kan gøres af en af kommunens super admins på e-Boks.

Når serviceaftalen er godkendt, skal der åbnes for dataadgang. Dette gøres ved at anmode om åbning via Serviceplatformens Helpdesk. Der skal bruges UUID'et for serviceaftalen, kommunens Kombit sysid for e-Boks og id'erne for de oprettede materialer.

Brug formularen her til indsendelse af data så Bellcom kan anmode om åbning. Der er også velagt en vejledning til oprettelse af materialerne på e-Boks.

http://valghalla.dk/content/tilslutning-til-eboks

 

SMS via Computopics

Sådan kan et valg gennemføres i Valghalla

Hvis du er helt ny til Valghalla, og skal til at igang, så er her en liste over de steps du skal igennem for at komme i gang. Du kan klikke på hvert punkt for at få en vejledning i hvordan du gør.

  1. Opret en valgkreds (F.eks. navnet på din kommune)
  2. Opret et parti
  3. Opret en rolle (f.eks. TI)
  4. Opret et valgsted
  5. Få styr på datoerne
  6. Opret skabeloner til kommunikation via email, SMS og email
  7. Opret et valg
  8. Tildel pladser til partierne
  9. Send en rapport til partierne
  10. Opret partibruger
  11. Opret en deltager
  12. Tilknyt deltageren til en plads på et valgsted
  13. Aktiver valget og send invitationer
  14. Send links til nye deltagere
  15. Følg med på forsiden
  16. Send evt. opdaterede rapporter til partierne
  17. Deaktiver partibrugere
  18. Send evt. besked til deltagere
  19. Deaktiver valget
  20. Fjern de deltagere der ikke mødte frem
  21. Eksporter liste med alle deltagerne til diæt-udbetaling
  22. Læg liste på sag i ESDH sammen med skabelonerne

 

Få styr på datoerne

Følgende liste er et godt udgangspunkt for de datoer der skal findes i forbindelse med brug af Valghalla.

  1. Valgdato
  2. Møde med partierne
  3. Deadline for partierne til invitationer
  4. Få styr på alle teksterne i skabelonerne
  5. Invitationer udsendes (Valghalla aktiveres)
  6. Remindere til invitationer
  7. Lukke for adgange for partierne
  8. Udsendelse af SMS
  9. Deaktivering af Valghalla før deltagerne der ikke deltog fjernes (så de ikke får brev om at de er fjernet fra posten)

Ord, forkortelser og begreber

Mange spørger hvad f.eks, RSVP betyder. Derfor er her en ordlsite med forklaringer.

RSVP

- er en forkortelselse af det franske répondez s'il vous plaît - det bruges som svarstatus af mange, herunder Facebook. Så oversat i Valghalla kunne det betyde "Svarstatus.

Samtykkeerklæring

På den eksterne tilmelding er der flere steder der er relevant for samtykkeerklæringen.

  • Teksten før info om valgsted og knap til Nem-login
  • Teksten mellem Nem-login og checkbox til samtykke
  • Teksten i forbindelse med selve checkboxen
  • Tekst fra parti-indstillinger til visning øverst på siden

Der findes følgende flettefelter:

  • !municipality - Kommunens navn
  • !election_name - Navn på valg
  • !election_time - Valgdato
  • !party_name - Partinavn
  • !role_name - Rollens beskrivelse
  • !role_meeting_time - Mødetid defineret for rollen
  • !polling_station_name - Navn på valgsted

Der findes 4 scenarier for teksterne før og efter Nem-login

  • Links hvor det er muligt at vælge både rolle og valgsted
  • Links hvor det er muligt at vælge valgsted, men hvor rollen er forvalgt
  • Links hvor det er muligt at vælge rolle, men hvor valgstedet er forvalgt
  • Links hvor det både rolle og valgsted allerede er forvalgt

 

Følgende tekst er lagt på den eksterne tilmelding hos Fredericia Kommune:

Du kan her tilmelde dig som Valgstyrer på valgsteder på hold 2 på Bredstrup/Pjedsted hallen ved Europaparlamentvalg den 26. maj 2019 for Socialdemokratiet.

Log ind med NemID i nedenstående formular for at fortsætte.

Oplysningspligt

Fredericia kommune er dataansvarlig for behandlingen af de data, som vi har modtaget om dig. Kommunen følger reglerne i databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen.

 

Formålet med behandling af dine data

Formålet med anvendelse af dine personoplysninger er tildeling af plads som tilforordnet på et valgsted og udbetaling af diæt i forbindelse hermed. Det anvendte lovgrundlag til sagsbehandlingen fremgår af Lov om valg til Folketinget kapitel 5.

 

Opbevaring af dine personoplysninger

Fredericia Kommune opbevarer dine data, indtil opbevaringspligten udløber, hvilket afhænger af den lovgivning, der er anvendt i forbindelse med sagsbehandlingen. Fredericia Kommune sletter dine oplysninger når opbevaringspligten udløber, og et eventuelt arkiveringskrav er opfyldt.

 

Retten til at trække samtykke tilbage

I de tilfælde, hvor du har givet samtykke til behandling af dine personoplysninger, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på på mail på valg@fredericia.dk eller via borger.dk (vælg kategorien øvrige). Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt.

 

Rettigheder

Du har efter Databeskyttelsesforordningen følgende rettigheder. Ret til at se oplysninger, ret til berigtigelse, ret til indsigelse. I særlige tilfælde har du ret til sletning eller begrænsning af behandling af dine data. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.daatatilsynet.dk. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver.

 

Du kan kontakte kommunens databeskyttelsesrådgiver, Mai-Brit Berg, på følgende måder:

 

Læs mere

Hvis du vil vide mere om Fredericia kommunes databeskyttelsesrådgiver, kontaktoplysninger og dine rettigheder kan du læse mere på https://www.fredericia.dk/om-kommunen/fakta-om-kommunen/databeskyttelsesraadgiver

 

Klage

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, kommunen behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Instruktionsvideoer

Her kan du finde diverse instruktionsvideoer der i korte træk forklarer de mest gængse funktioner i Valghalla.


For udviklere

I underpunkterne herunder vil der være information der kan hjælpe jeres interne udviklere og IT afdelinger med at sætte jeres infrastruktur op så det snakker sammen med Valghalla.
 

Opsætning af server til ekstern tilmelding

Den letteste fremgangsmåde er at kopiere databasen fra den administrative løsning, og bruge samme database til den eksterne server. Så slipper man for at gennemføre en masse synkronisering inden det virker.

Når dette er gjort, eller når man ønsker at opsætte en server til ekstern tilmelding.

På den eksterne løsning:

Aktiver modulet Valghalla External Server

På den administrative løsning:

Aktiver modulet: Valghalla Internal server

Deaktiver evt modulerne listet i bunden. Specielt integration til Serviceplatformen bør deaktiveres.

Opsætning

  1. Gå til URL/admin/valghalla/settings
  2. Marker checkboks ved "Valghalla intern server aktiv"
  3. Tilføj URL på ekstern løsning
  4. Tilføj admin brugernavn og adgangskode
  5. Tilføj HASH salt fra ekstern løsnings settings.php
  6. Deaktiver brugere der ikke skal have adgang til den eksterne server
  7. Tilpas teksterne der vises på den eksterne løsning (/valghalla/administration/external_server_signup)

Moduler der ikke behøves på den eksterne løsning:

Listen er ikke komplet, men afspejler de moduler der har været aktiveret på de løsninger der har været berøring med under opdateringsprojektet vinter 2019.

#Contrib
field_ui
views_ui
ckeditor
imce
mailsystem
mimemail
panels_ipe
panels_mini
dashboard
search
locationmap
contextual
dashboard
search
shortcut
contact

#Vaghalla
liste_beskeder
liste_frivillige_uden_email
liste_m_cpr_nummer
liste_parti_oversigt
liste_valghalla_export
liste_valghalla_kvittering
valghalla_eboks
valghalla_lists
valghalla_mail
valghalla_notifications
valghalla_signup
valghalla_signup_list
valghalla_sms
valghalla_volunteer_validator
valghalla_volunteers_import
valghalla_volunteers_invite
vcv_serviceplatformen
vcv_person_lookup_extended
vvv_validate_age
valghalla_status_report

Opgradering februar 2019

I forbindelse med opgradering af Valghalla til ny version i februar 2019 skal du være opmærksom på følgende:

  1. Opsætning af valg, herunder alle pladser fra hvert valgsted kopieres over i ny løsning
  2. Tildelte pladser til deltagere kan gå galt ved opdateringen, det anbefales at vente med pladstildelingen til efter opdateringen.
  3. Du skal ikke sende invitationer ud til valget, da et links til den gamle løsning vil blive opdateret så de gamle ikke længere virker.
  4. Ønsker I at benyttes SMS-funktioner, skal I vurdere om NemSMS er udbredt nok, eller om I ønsker at bruge Computopics SMS gateway.
  5. Ønsker I at benytte eksterne links eller ej
  6. Ønsker I at lade partierne logge ind i Valghallas administration eller ej.